Strategiczny i operatywny controlling działalności IT

Rola informacji i systemów informacyjnych w zarządzaniu jest niezwykle istotna, dlatego nie można pozwolić na jakiekolwiek błędy lub awarie. Systemy zarządzania w pełni automatyzują działalność poszczególnych działów Przedsiębiorstwa, w przypadku awarii, może dojść do poważnych komplikacji takich jak, nieterminowe wywiązanie się z umowy, opóźnione przyjęcie zlecenia do realizacji itp.

Własny zespół wsparcia

Analizowane Przedsiębiorstwo, poza wsparciem technicznym pochodzącym z Grupy, posiada własny zespół wsparcia IT, który w przypadku wystąpienia jakiegokolwiek problemu, rozpoczyna procedury, które jak najszybciej pozwolą przywrócić działanie systemu na właściwy tor. Przedsiębiorstwo sporadycznie korzysta z działu serwisu IT dla całej grupy, ponieważ w razie wystąpienia problemów, specjaliści posiadają hasła do systemu zarządzania SAP, dzięki czemu skutecznie mogą dostać się na serwery, aby zlokalizować problem i go naprawić. Z kolei system WCS jest kontrolowany przez grupę specjalistów duńskiej firmy, która stworzyła system specjalnie dla Przedsiębiorstwa i przeprowadziła jego wdrożenie. Są oni dostępni przez 24 godziny, siedem dni w tygodniu, tak aby w razie awarii jeden ze specjalistów mógł od razu się podpiąć pod system i zdalnie namierzyć problem.

Podział struktury organizacyjnej controllingu IT

Controling IT według struktury organizacyjnej Przedsiębiorstwa dzieli się na:

• utrzymanie:
  • podtrzymanie działania systemów,
  • działania konserwacyjne,
  • działania serwisowe.
• wsparcie:
  • pomoc dla wszystkich szczebli Przedsiębiorstwa,
  • koordynowanie prac związanych z systemami.
• rozwój:
  • kreacja scenariuszy przyszłych zmian,
  • aktualizacja systemów informatycznych,
  • wdrażanie nowych rozwiązań,
  • wdrażanie rozwiązań napływających odgórnie (Grupa do której należy Przedsiębiorstwo),
  • integracja systemów z innowacyjnymi aplikacjami.
• wdrożenia:
  • analiza przedwdrożeniowa (inicjowanie),
  • etap wdrożenia pilotażowego systemu (realizacja),
  • etap pełnego wdrożenia systemu (stabilizacja).

Problemy w IT są determinowane przez wskaźniki, tj.:

• utrzymanie (dostępność, szybkość, awaryjność, chłonność zasobów),
• rozwój (sprawność wdrożeń, statystyki zarządzania zmianą, testy).

Grupa do której należy Przedsiębiorstwo posiada tzw. HotLine , dzięki której udzielane jest wspomaganie wszystkich zakładów na całym świecie. Zawsze gdy dzieje się coś niepokojącego z systemami wdrożonymi w danym zakładzie na świecie, i problem zostanie naprawiony, wszystkie placówki są informowane o zmianach jakie powinny zostać wdrożone, aby problem się już nie powtórzył. Odbywa się to najczęściej poprzez wspólne serwery, do których mają dostęp wszyscy pracownicy ze wsparcia IT. Tak szczegółowe rozplanowanie struktury kontroli jest konieczne nie tylko w przypadku przediębiorstw producyjnych, ale także związanych chociażby z obługą służby zdrowia oraz służb ratunkowych. Oprogramowanie dla szpitali albo programy służące do obsługi służb ratowniczych muszą w końcu - z dość oczywistych względów - być maksymalnie niezawodne.

Instalacja systemów informatycznych

Instalacja systemów informatycznych w Przedsiębiorstwie odbywa się sprawnie, ponieważ pracownicy ze wsparcia IT odbyli szkolenia zewnętrzne przygotowujące ich do wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemów zarządzania. Przede wszystkim, został sprecyzowany dokładny ramowy plan działania Przedsiębiorstwa, oraz harmonogram wdrożenia systemu. Zostały także przydzielone zadania realizacji projektu. Odpowiednio oddelegowani pracownicy zostali także sukcesywnie zapoznawani z dokumentacją wewnętrzną oraz uregulowaniami zewnętrznymi i oceną efektywności realizowanych działań przez wydziały, jakie wdrażane systemy miały obsługiwać.

Opracowane zostały następujące dokumenty:

• procedura badania satysfakcji pracowników dla wydziałów i zakładów, w których wdrażano system,
• wzory ankiet,
• wzór harmonogramu czasowego przeprowadzenia badania,
• opracowano ocenę efektywności realizowanych działań.

Wśród dalszych czynności podejmowanych przez jednostkę odpowiedzialną za wdrożenie systemu informatycznego na określony okres, przewidziane są działania takie jak na przedstawionym rysunku 33. Na zamieszczonym rysunku widoczny jest schemat sterowania poprzez etapy wdrożenia lub implementacji projektu IT.